Cómo organizar reuniones más productivas

Para saber cómo organizar reuniones más productivas debes tener en cuenta algunas cosas que pueden no ser obvias a primera vista. Sea cual sea el tipo de reunión que vas a organizar (brainstorming, negociación, workshop, presentación…), tu objetivo ha de ser que los asistentes sigan tu ritmo y que mantengan el interés.

Pero esto no es fácil ya que no todos los asistentes acuden en las mismas condiciones. Puede que la noche anterior no durmieran bien, que no se hayan tomado el café matutino, que vengan por compromiso o que tengan otros asuntos en la cabeza. Incluso si hay una gran predisposición para atender la reunión, a veces es difícil mantener la atención durante toda la sesión.

Hay muchos factores que influyen en la productividad de una reunión, workshop o sesión de trabajo. Tanto si es una reunión para llegar a una conclusión y decidir sobre un tema concreto, negociar, vender una idea o presentar un proyecto, es fundamental que todos los asistentes sigan el ritmo de la reunión, y que mantengan el interés y la concentración.

Algunos factores no los podemos controlar, pero tenemos que hacer todo lo posible para que al menos los que sí dependen de nosotros, ayuden a que la reunión sea amena y productiva.

Podemos programa los tiempos de trabajo, descansos y la intensidad de cada parte de la reunión para intercalar momentos de más concentración con otros más distendidos. Hacer las sesiones más participativas te ayudará a mantener la atención y concentración de los asistentes; puedes organizar alguna actividad en grupos o parejas para que todo el mundo pueda aportar sin sentirse intimidado o incómodo delante de todo el grupo. Incluso puedes elegir a un portavoz para que cada grupo exponga sus conclusiones delante del resto.

El lugar donde se realiza la reunión es clave para crear el ambiente apropiado y que los asistentes te sigan. La localización, sala, iluminación, decoración, mobiliario, material y el tipo de refrigerios que elijas influyen en el estado emocional y mental de los asistentes. Por eso es importante que conozcas de antemano tus opciones, y que selecciones el lugar que mejor se adapte al tipo de reunión que vas a organizar.

Una sala con grandes ventanas que tenga luz natural o con iluminación indirecta que simule la luz del sol, puede ayudarte a mantener la concentración de tus asistentes y un ritmo de trabajo óptimo.

El nivel de iluminación afecta al cuerpo humano de forma directa aumentando o disminuyendo su capacidad para poder ver, y de forma indirecta sobre el estado de ánimo debido a hormonas que produce el cuerpo como una respuesta fisiológica.

Pero la elección de la iluminación e intensidad de la luz debe ir acorde con el tipo de reunión o evento. Muchas veces nos interesa que los asistentes centren su atención en el ponente o en una pantalla, por lo que luces tenues a lo largo de la sala y más intensas donde se esté desarrollando la acción, es la opción más adecuada.

Hacer pausas estratégicas antes de empezar con un nuevo tema o después de una sesión intensa es fundamental para volver con energía y más concentración. Si pretendes que tu reunión sea participativa puedes organizar un Coffee Break para que los asistentes se conozcan y ganen confianza para interactuar con el resto del grupo.

Si quieres que la reunión sea informal o quieres crear dinamismo puedes proponer que los asistentes estén de pie y vayan sirviéndose mientras comentáis y proponéis ideas o soluciones.

Para el Coffee Break o almuerzo puedes elegir la fórmula de los Healthy Meetings con zumos de frutas naturales, ensaladas, snacks de verduras, infusiones y fruta fresca. Son alimentos ligeros e hidratantes con vitaminas, que aportan energía inmediata al cuerpo y estimulan la mente.

Imagen: zumo natural de fresones en el Barceló Montecastillo

Los Healthy Meetings son perfectos para sorprender a tus asistentes y sacar el máximo rendimiento a reuniones y eventos corporativos. 

Si la reunión se desarrollará durante todo un día o varios días, puedes intercalar sesiones de trabajo con actividades de Team Building o de relajación para que los asistentes se desconecten durante los descansos.

Barceló cada vez más apuesta por nuevos formatos que complementen trabajo, vida saludable y ocio, por eso desde hace tiempo que se ha empezado a implementar novedades y servicios adicionales que fomentan las relaciones personales y la salud.