Para muchos organizadores de eventos la dificultad está en cómo conseguir sorprender con una propuesta diferente, creativa y que además consiga su objetivo: organizar un evento memorable que acapare conversaciones y sea ejemplo de buen hacer.
Desde la Estación Orbital Sants han querido compartir un decálogo de DO’s and DON’TS con consejos para organizar eventos que sorprendan y que resulten tan apetecibles como productivos para sus asistentes, resistiéndose a abandonar su “top of mind”.El hotel Barceló Sants es un referente MICE en Barcelona, y es un hotel capaz de darle un twist diferenciador a cualquier tipo de evento o reunión gracias al diseño del hotel en si mismo y también por su capacidad y flexibilidad para albergar grandes eventos.
En sus más de 3.000m2 repartidos en 14 salones, capaces de acoger a 1.500 asistentes, se han organizado todo tipo de eventos; desde pequeñas reuniones y workshops hasta exposiciones de vehículos, lanzamientos de productos de gran formato y eventos que han transformado por completo las salas del hotel.
¿Cómo diferenciarse del resto de empresas para no acabar haciendo un evento mainstream?
DO’s
1. El lugar del evento: ¿Un centro de convenciones o una estación orbital? No es lo mismo reunirse en una sala gris que sentirse ingrávido a punto de despegar. El espacio debe ser singular y atrevido. Una buena iluminación puede crear un ambiente memorable e incluso personalizable a nivel de branding, tanto que pocos serán los que imaginen que están en una reunión de ventas en lugar de desafiando la barrera del sonido. Además la ubicación ha de ser céntrica, un hub de conexiones con los transportes públicos, el AVE y el aeropuerto.
2. Instalaciones tecnológicas: Ahora que vuelve Minority Report en su versión más seriéfila, sólo sobrevivirán aquellos espacios multifuncionales que cuenten con la tecnología como aliada. Una recepción con control de acceso digital les hará sentirse como Tom Cruise pasando los controles, unas pantallas digitales en la puerta de acceso con contenido audiovisual personalizado con la imagen corporativa de la empresa y conexión Wi-Fi o Conference Concierge ayudarán al público a interactuar con la empresa de una manera más dinámica e incitará a compartirlo en streaming.
3. Gastronomía: Poder interactuar con los invitados y hacer networking mientras se degusta la mejor gastronomía es un plus. La tendencia finger food sigue en auge, sobre todo cuanto más creativa se presente, y permitirá a los asistentes disfrutar de los mejores platos de un restaurante en miniatura mientras conversan con sus colegas. Además, para finalizar la jornada, se recomienda acabar con una charla distendida con un cocktail galáctico en mano.
4. Keyspeakers influencers: La selección de un ponente adecuado hará que se incremente la asistencia de público y ayudará a construir una sólida imagen de marca. Este influencer, a su vez, amplificará el mensaje a través de sus canales profesionales, su red de contactos y sus propias redes sociales.
5. Los asistentes: Contactar de una forma personalizada con los asistentes creará un vínculo previo con la marca y ofrecer la opción de una preinscripción anticipada tipo “early bird” le dará exclusividad al evento. Además, atenderles durante el acto facilitándoles todas las comodidades aumentará su grado de satisfacción final hacia el evento y la empresa organizadora.
DON’Ts
6. Costes extra: Planificar todas las partidas de presupuesto con antelación evitará tener que afrontar gastos imprevistos en el último momento, como el welcome drink o el coffee break, la ampliación del caudal de wifi, la consigna de maletas, un delivery en las habitaciones, el parking o las necesidades de material audiovisual.
7. No improvisar: En un evento, dejar algo al azar casi nunca es buena idea. Una cosa es implementar un brainstorming y otra muy diferente hacer salir a hablar a un asistente sin previo aviso. Error. En el caso de que algo se saliera del guión, la flexibilidad y disponibilidad del personal del hotel ante los imprevistos, será clave a la hora de solventarlos.
8. No cumplir con los timings: A los asistentes les gusta siempre tener la sensación de que todo está bajo control. Además, todo tiene que tener una duración concreta. Por ejemplo, un discurso excesivamente largo, aparte de aburrir al público, perderá fuerza. Ceñirse a los horarios es muy importante y en muchas ocasiones, lo bueno, si breve, dos veces bueno. Una buena opción es valerse de pantallas digitales para proyectar la agenda del día y así no desviarse del planning.
9. No ser creativo: Un evento tiene como objetivo sorprender, crear una experiencia única. Introducir dinámicas de co-creación ayudarán a darle forma a la jornada, al igual que acompañarse del equipo adecuado que aporte ideas. A veces hay que hacer un brainstorming y dejar volar la imaginación.
10. No realizar un seguimiento post evento: Uno de los fallos más comunes y que hay que tener en cuenta es hacerse con el feedback, algo vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos, implementando ciertas mejoras y perfeccionando la relación con los que acudieron. A su vez, es imprescindible hacer extensible ese feedback al centro donde se haya realizado el evento.
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