5 ideas para organizar congresos y conseguir que tu público repita

Muchos asistentes acuden a congresos para aprender, recopilar información o saber cuáles son las últimas innovaciones en el mercado. Estos eventos pueden ser ferias y conferencias de gran formato pero también existen los pequeños workshops, formaciones o master class, en los que la finalidad del público acaba siendo el mismo; aprender.

El objetivo principal de los asistentes a este tipo de eventos es adquirir conocimiento para mejorar el servicio ofrecido a sus clientes, ser profesionales más competentes o para descubrir las nuevas tendencias y poder aplicarlas en su empresa. Por eso, deben irse de tu evento habiendo cumplido ese objetivo.

Si este es el caso del evento que quieres organizar te proponemos varias formas para conseguir que tus asistentes salgan satisfechos y quieran volver al siguiente que organices:

1- Adecuar las ponencias al nivel de los asistentes

Lo primero que debes asegurarte es que los ponentes, conferenciantes y formadores que van a intervenir sean profesionales reconocidos o que su experiencia y logros les capaciten realmente para aportar algo nuevo y útil a tus asistentes.

Cuanta más reputación más repercusión y aforo conseguirás, pero eso no siempre es sinónimo de éxito. Debes medir el éxito de tu evento según el grado de satisfacción de tus asistentes.

El éxito de un congreso no se mide por el nivel de los ponentes, sino por el grado de satisfacción de los asistentes.

Ocurre muy a menudo que las expectativas de los asistentes están por encima de su experiencia y se van a casa sin haber visto o aprendido grandes novedades; incluso cuando los ponentes son de nivel. Esto sucede cuando la información que se comparte es demasiado general y superficial. También puede suceder lo contrario, que la conferencia o formación sea demasiado técnica, con un nivel más avanzado al esperado y esto puede generar frustración.

Para evitar que esto suceda es preferible que te reúnas antes con tus colaboradores y que les pases un briefing en el que esté muy bien definido cuál es tu objetivo y cómo es el público al que se van a dirigir. De esta forma podrán saber lo que se espera de ellos y lo que deben aportar.

Puedes organizar varias ponencias, en las que se requieran niveles diferentes de especialización y conocimientos. De este modo, cada persona sabrá a cuál debe acudir y no habrá sorpresas.

Si la formación tiene un formato más flexible incluso se puede pedir en el momento del registro para apuntarse, que los asistentes elijan algunos temas que les interesaría abordar; de ese modo se podrá ver el nivel de detalle y temas que realmente interesan a tu público.

2- Contenido de las conferencias (este punto es ideal para ponentes)

Muestra ejemplos de casos reales en los que hayas trabajado o que conozcas muy de cerca. Habla de todo el proceso, desde que se detectó el problema o surgió la idea hasta la creación del producto o del resultado final.

No tengas miedo a explicar tus fracasos. Se puede aprender mucho de ello; sobre todo si has identificado la razón por la que no funcionó. Puede ser una charla muy enriquecedora aprender de los errores de los demás, especialmente si es de personas o empresas que han llegado lejos y ahora son un referente.

Compartir la solución a la que se llegó después de ese intento fallido o las medidas que se adoptaron para mejorar una situación, son ejemplos perfectos que tus asistentes valorarán.

3- Grupos de trabajo

Organiza sesiones de trabajo con pequeños grupos para que los asistentes puedan trabajar en casos reales (o ficticios) y aplicar lo que han aprendido. Ofréceles la oportunidad de poder probar tu servicio o producto in situ, que puedan intercambiar impresiones y enseñarse unos a otros parte de lo aprendido mientras trabajan en equipo.

Puedes crear un caso simulado o mostrarles un proyecto en el que tu empresa esté trabajando pero que no esté acabado y abrir una ronda de sugerencias para discutir de forma conjunta posibles soluciones. Incluso si el proyecto ya ha finalizado, puedes hacer lo mismo y una vez discutidas las sugerencias, puedes mostrar lo que realmente se hizo.

Aprovecha que tienes a tu público reunido en un mismo lugar y dispuesto a escucharte en exclusiva. ¿Qué mejor momento para que interioricen toda esa información que han recibido en un tiempo record?

Los eventos son el mejor momento para que tu público interactúe con tu marca y le dediquen el 100% de su atención. Si no lo aprovechas en ese instante ya no podrás hacerlo más tarde

Puedes incluso aprovechar para recibir feedback o que los asistentes compartan ejemplos para los que les gustaría usar un servicio o producto, y de ese modo ver de qué forma tu marca podría ayudarles. Una pizarra donde los asistentes puedan ir poniendo sus sugerencias con post-it es un gran recurso; esto además hace que la reunión gane dinamismo y los asistentes se conviertan en participantes activos.

4- Networking real

Tus asistentes además de aprender también estarán interesados en hacer networking, ya sea para darse a conocer, vender su empresa o para descubrir a futuros colaboradores con quien trabajar.

Muchos eventos de networking o que se ofrecen como una oportunidad para hacerlo, acaban por ser meros eventos informativos donde casi no hay tiempo ni lugar para poder conocerse y formar conexiones entre profesionales. Aunque el Coffee break sea un momento perfecto para interactuar con otros profesionales, no limites solo a eso el momento de networking. Se pueden hacer muchas más cosas para fomentar las conexiones entre tu público.

Una posible propuesta es que tus ponentes organicen breves sesiones one to one para asesorar a tus asistentes. Por supuesto que en eventos muy masivos y con una corta duración sería casi imposible, pero en ferias y congresos con una duración de varios días, se puede hacer perfectamente.

Tus asistentes estarán encantados de recibir asesoramiento de expertos y tus ponentes podrán hablar con clientes potenciales, que dependiendo de la complejidad del caso podrían acabar contratando sus servicios o comprando su producto.

5- Facilita la interacción

El formato del congreso, conferencia o formación que vayas a organizar condicionará el montaje de las salas y distribución de los espacios. Si quieres que tus asistentes interactúen entre ellos, que puedan trabajar en grupos o acercarse y hacer consultas a los ponentes deberás pensar en espacios abiertos en los que sea fácil moverse, con mesas y mobiliario cómodo para trabajar.

Los ponentes deberán estar al mismo nivel que el público o dejar pasillos para que estos puedan moverse por toda la sala o salas y que cualquiera que lo necesite pueda acercarse a hablar con ellos en un momento dado.

Puedes incluso poner a prueba a varios sectores de tu audiencia, haciendo preguntas a través de aplicaciones móvil, para sacar datos y conclusiones y mostrarlas en la pantalla. De ese modo tus ejemplos estarán basados en las respuestas inmediatas de tus asistentes, lo que hará que interactúen y estén más atentos a los resultados.

Otra idea que puedes poner en práctica es la de propiciar que el público, a través de redes sociales (por ejemplo), comente sobre su experiencia o sobre algo que tenga relación con lo que se está hablando. Si parece lo suficientemente relevante, se puede invitar a esa persona a que explique su caso al resto de asistentes. El ponente puede coger ese caso en particular para seguir hablando de su tema. Con esto se conseguirá que el público se sienta identificado y que los asistentes puedan hablar sobre ellos mismos o sobre su empresa al resto de asistentes.

 

Conclusión

No importa lo grande que sea un congreso o workshop, lo importante es que tengas muy claro el objetivo por el que tu público acude a tu evento y que definas muy bien el nivel de profundidad y especialización de los asistentes para poder adecuar el mensaje y los contenidos. Debes tratar de que el público salga con algo nuevo que le sirva realmente para mejorar, algo para que esa audiencia (que te ha dedicado parte de su tiempo) pueda aplicar al día siguiente en sus vida o trabajo.

Hay muchas más formas de conseguir superar las expectativas de los asistentes a un congresos o workshop y asegurarte que repitan en el próximo. Por eso, te invitamos a que compartas tus experiencias o ideas en los comentarios de este artículo. Nos encantará recibir tus aportaciones.