5 preguntas que deberías hacer al contratar espacios para eventos

Las dimensiones y ubicación de un espacio, igual que la capacidad de las salas, son factores fundamentales para elegir el lugar más idóneo para realizar un evento. Además de estos puntos básicos hay otros elementos que pueden no ser tan obvios, pero sí determinantes a la hora de elegir el mejor espacio.

En el siguiente artículo te contamos algunas de las principales preguntas que deberías hacer antes de elegir y contratar el espacio para tu próximo evento.

1. Decoración, montaje y transformación

Dependiendo del tipo de eventos que quieras realizar, probablemente tendrás que decorar, poner un escenario o tarima, montar una estructura con focos y proyectores, traer mobiliario especial o incluso transformar completamente el espacio.

Por eso es importante que preguntes a los responsables del espacio qué posibilidades te ofrecen y hasta donde te dejan llegar con tu imaginación. Habrá lugares que no te permitirán salirte del típico montaje en escuela o teatro y tendrás que buscar otras alternativas si quieres algo más original.

Otros espacios en cambio te pondrán todas las facilidades del mundo o incluso se convertirán en valiosos colaboradores, aportándote ideas y soluciones para que tu evento sea todo un éxito.

Imagen: evento en Barceló Sevilla Renacimiento

Si tienes varios espacios disponibles y todos tienen las mismas características, el equipo humano que trabaja en él debería ser el factor determinante para tu elección. Si el espacio dispone de un buen equipo profesional que se implique, además de facilitarte mucho el trabajo, será decisivo para el éxito de tu evento.

La calidad y predisposición de las personas que trabajan y gestionan un espacio es fundamental para asegurar el éxito de los eventos.

2. Proveedores externos

Es probable que para tus eventos necesites contratar proveedores externos que te suplan con servicios audiovisuales, de transporte, materiales gráficos, montaje de escenarios, decoradores, fotógrafos, organizadores de actividades turísticas, de team building o cualquier otro servicio adicional.

En algunas ocasiones la empresa gestora del espacio puede que trabaje en exclusiva con sus propios proveedores, con lo que te puedes ver obligado a trabajar con estos o a pagar un plus si quieres trabajar con otros.

Lo ideal es que puedas elegir entre varios proveedores recomendados por el espacio, que puedan darte el servicio que necesitas. Pero lo más importante es que estos te aseguren unos estándares de calidad mínimos, sin que suponga una obligación contratarlos ni un sobre coste si al final decides trabajar con tus propios proveedores.

Imagen: Montaje photocall, decoración y barra retroiluminada para evento «Bienvenidos Soñadores» en Occidental Atenea Mar

La ventaja de trabajar con los proveedores habituales de ese espacio es que ya conocen a la perfección el lugar y podrán aconsejarte sobre las posibilidades que tiene y otros aspectos importantes, para que puedas hacer el montaje que deseas. Incluso podrán proponerte ideas y soluciones que te aporten valor en la puesta en escena.

3. Servicios incluidos y servicios extras

Normalmente suele estar muy claro qué incluye el precio y qué debe pagarse aparte, pero es importante fijarse, preguntar y dejarlo muy claro para que luego no haya sorpresas.

Puede que des por sentado que el alquiler de una sala incluye wifi, bloc de notas, agua y bolígrafos o incluso un proyector, flipchart y rotuladores. Pero si no lo ves detallado en ninguno de los presupuestos, es mejor que lo preguntes para no llegar el día de la reunión y ver que ninguno de tus asistentes tiene lo necesario para tomar notas o beber un poco de agua durante la larga sesión de trabajo.

Imagen: reunión con personal de Barceló en Occidental Praha Five

Si tienes unas necesidades especiales como por ejemplo conexión wifi privada o específica para tu evento, parking para los asistentes o algún tipo de material como ordenadores o pantallas, es mejor que te asegures de si lo podrías tener disponible para ti y si tendría algún coste adicional.

4. Privatización del espacio

En ocasiones puedes necesitar privatizar una zona para no mezclar a tus asistentes con otros eventos o personas que puedan estar de visita en el recinto que hayas elegido. Este punto es importante aclararlo de antemano, ya que por muy grande que sea tu evento no puedes dar por sentado que estarás solo en el lugar.

Hay profesionales que esto ya lo tienen en cuenta y si hay varios eventos simultáneos, intentan que los espacios para descansar o para hacer los coffee break sean diferentes, o incluso si el evento es de gran formato directamente cerrarán las zonas para ti. Pero todo debes acordarlo previamente para asegurarte de que las zonas que usarás serán solo para tus asistentes (siempre y cuando sea lo que necesites, claro).

Imagen: Evento Galáctico en Estación Orbital Barceló Sants

El tema de privatizar el espacio es importante sobre todo para definir tu presupuesto. Por ejemplo, si estás pensando en organizar un cóctel, coffee break o cualquier otro tipo de evento con servicio de F&B y quieres reservarlo en exclusiva, hay espacios que además del precio del menú te cargarán un importe adicional que puede hacer subir considerablemente el coste final.

Dependiendo de la temporada y día de la semana en la que tenga lugar tu evento, podrás negociar o tener más margen para que te concedan esos espacios en exclusiva. Pero todo depende del tamaño del evento, tipo de servicios contratados y condiciones de cada espacio.

5. Políticas de cancelación o reducción

Cualquier empresa que gestione un espacio para eventos debería informar y tener por escrito las políticas de cancelación y reducción de número de asistentes. Estas políticas, además, deberán figurar en el contrato que se firma una vez confirmado el evento, pero también deberían facilitarse junto a la información previa de los espacios.

Cada empresa tiene sus propias políticas, aunque generalmente suelen ser flexibles y se puede llegar a negociar. Cada caso es diferente.

No es lo mismo cancelar un evento para 1250 personas dos semanas antes de la fecha, que cancelar una sala para 20 personas. Tampoco es lo mismo cancelar un grupo pequeño en un espacio que disponga de 20 salones y que tenga una gran actividad, que cancelarlo en un lugar donde solo tengan 3 salas y poca demanda de reuniones.

El margen para “vender” ese espacio es muy importante para negociar las políticas de cancelación. Si al final no se realiza el evento y esa sala no se ha podido ofrecer a nadie más, la empresa que gestiona el espacio habrá perdido una venta.

Cada caso debería mirarse de forma individual ya que cada empresa tiene sus propias políticas y unas pueden ser más flexibles que otras. La temporada en la que se quiera realizar el evento también puede influir mucho en la negociación para cancelar o modificar fechas.

Del mismo modo que existen políticas de cancelación, también puede ocurrir que tengas contratado un cóctel o cena de gala para 120 comensales y que al final tengas 18 bajas de última hora.

Dependiendo de las características del menú y del margen de maniobra que tenga el espacio, si informas del cambio unos días antes es probable que ya se haya comprado el material necesario para dar servicio a tu evento; una cancelación de última hora supondría un gasto. Por lo tanto es importante que tengas muy claro la fecha límite para confirmar los asistentes y para cancelar o hacer modificaciones.

Debes gestionar y coordinar muy bien los timings para evitar posibles gastos innecesarios, y mantener informado a tu equipo o cliente cuando este no tiene muy bien definidas las fechas.

Conclusión

Generalmente todas las empresas con una cierta garantía y profesionalidad suelen dejar muy claras las condiciones de la contratación de los espacios, los servicios incluidos o extras, y las políticas de cancelación o uso de salas.

Cuanta más información tengas sobre todos los servicios ofrecidos y sobre las condiciones de contratación y cancelación, mejor control tendrás sobre costes adicionales e imprevistos que puedan surgir. Si hay algo que no se ha definido previamente, es recomendable preguntarlo y tenerlo por escrito para evitar cualquier malentendido.

También es aconsejable preguntar qué flexibilidad y probabilidades de negociación te permiten; de ese modo sabrás qué margen de maniobra real tienes ante cambios de última hora o necesidades especiales que puedan surgir.

Según la temporada y tamaño del evento podrás negociar mejores condiciones para ti, como privatizar zonas y espacios o pedir algunos servicios extras no incluidos en el precio.

Cuando tengas algunos requisitos especiales, la relación con las personas que gestionan el espacio es fundamental para poder permitirte algunas licencias y que estos te las concedan. Cuanto más implicación haya por su parte, mejores resultados obtendrás. Si el equipo humano del espacio se implican con tu evento te facilitará mucho las cosas e incluso podrá aportarte ideas y soluciones.

Trabajar con los proveedores habituales del lugar donde realizarás el evento, también te puede solucionar mucho el trabajo, pero es importante aclarar desde el principio si puedes traer los tuyos o si hay alguna condición especial de exclusividad.