Guía completa de cómo usar Instagram en tus eventos

Instagram junto a Twitter es una de las redes sociales más utilizadas durante los eventos (aunque últimamente parece que Periscope también empieza a ganar protagonismo). Twitter por ser una herramienta extraordinaria de información en tiempo real e Instagram por ser la red social de fotografía más popular hasta el momento. Periscope, aunque aún no tiene un gran número de usuarios, está teniendo una gran acogida; sobre todo por el uso que le han dado algunas celebrities.

Twitter e Instagram se complementan perfectamente y si sabes utilizarlas de forma adecuada, las dos se convertirán en tus aliados perfectos.

Para sacarle todo el partido a Instagram en tu próximo evento debes tener en cuenta varias cosas. A continuación desglosamos los puntos más importantes para que tu evento sea todo un éxito en esta red social.

Piensa como un Instagramer

Cuando planifiques el evento, piensa qué elementos puedes usar para fomentar que tu público comparta imágenes. El photocall es un buen recurso, pero no es el único.

El catering es una buena herramienta de comunicación. Puedes personalizar los platos, hacer presentaciones originales o pensar en composiciones que inciten a fotografiar y compartir en redes sociales.

Puedes pensar en desvelar alguna sorpresa durante el evento, exponer productos innovadores, presentar algún lanzamiento, hacer algún espectáculo acorde con la temática del evento o cualquier otra cosa que se te ocurra que pueda causar sensación entre los asistentes.

Si quieres sacarle el máximo partido a Instagram  en tus eventos, en el momento de planificar debes pensar como un Instagramer. 

 

Pre, durante y post

Es algo básico y que todo el mundo tiene presente. Pero a veces por falta de tiempo, timings ajustados o por darle más importancia al día del evento, se descuida el pre y el post.

Publicar contenidos durante el Pre te ayudará a ir calentando motores, crear expectación y captar el interés de más asistentes. Publica imágenes del estilo “behind the scenes”, en las que muestres los preparativos, montajes, decorados, materiales que usarán los ponentes… Puedes incluso adelantar si habrá alguna sorpresa, pero sin desvelar de que se trata.

Imagen: preparativos para evento en hotel Barceló Sevilla Renacimiento.

El día clave es el evento. Como anfitrión y como representante de tu marca, procura que tus imágenes sean sugerentes y especiales. Comparte contenido que impacte visualmente o que sea exclusivo. Coloca cámaras en puntos estratégicos, prepara algunas zonas desde las que puedas tomar fotos desde ángulos interesantes o a los que solo tenga acceso el personal de la organización.

Como anfitrión, procura compartir imágenes de tu evento que sean sugerentes, impactantes y exclusivas.

No te olvides del post evento, aunque el día clave ya haya pasado. Si lo has hecho correctamente tendrás mucho material gráfico guardado. Esto te servirá para seguir compartiendo contenido y alargar en el tiempo el impacto de tu evento. Pública material inédito, acompáñalo con datos y resultados del evento. Publica imágenes de tus ponentes y añádeles mensajes que hayan expuesto, que sean relevantes para tu público.

 

Se creativo, no te limites solo con imágenes estáticas.

Atrévete con los GIFS o vídeos. Utiliza las funciones de “Time lapse” o cámara lenta; pueden darte mucho juego si sabes como sacarles partido. Recientemente Instagram ha sacado la aplicación Boomerang en la que se pueden hacer pequeños vídeos, al estilo Vine. Pero hay muchas otras Apps que sirven para añadir textos o hacer composiciones creativas.

 

Las fotografías cuanto más profesionales mejor

Aunque hoy en día los teléfonos móviles tienen cámaras de muy buena calidad, si vas a publicar fotos en representación de tu marca o evento es mejor que contrates a un fotógrafo. Además, si te encargas de la organización del evento, no podrás estar por todo al mismo tiempo; por muy multitasking que seas.

Debes cuidar al máximo la calidad. No solo la definición de las imágenes, sino también los encuadres y el estilo. Por eso es recomendable que contrates a un profesional que esté especializado en eventos y que tenga una cierta sensibilidad para crear material apropiado para redes sociales.

Debes cuidar mucho la calidad y el estilo de las imágenes que publiques en tus perfiles oficiales. 

No es lo mismo sacar fotografías para un catálogo, página web, presentación comercial o un artículo, que para redes sociales.

Instagram y Pinterest, las redes sociales visuales por excelencia, tienen un estilo muy característico. Además Instagram está pensada para usarla desde el móvil. Por lo que tanto medidas, composición, distancia focal, encuadre y otros aspectos tendrán que adecuarse a las medidas de este tipo de dispositivos.

Lo mejor que puedes hacer es pasarle un briefing del evento al fotógrafo y detallarle el tipo de fotos que quieres sacar.

Es importante que conozca de antemano el tipo de evento, la magnitud, número de asistentes, cómo será el espacio, tipo de luz con la que tendrá que trabajar, cómo serán las ponencias y el desarrollo del evento en general.

Crea un documento con imágenes de referencia para que pueda ver de forma gráfica el tipo de fotos que debe tomar.

Si durante el desarrollo del evento quieres publicar imágenes de tu fotógrafo en “tiempo real”, tendrás que coordinarte con él para definir un proceso que te permita disponer de ese material de una forma ágil.

Hoy en día hay muchas cámaras que pueden conectarse mediante wifi a un dispositivo móvil. Aunque también puedes pasar las fotos a un PC, que tenga entrada de tarjeta gráfica para seleccionarlas, optimizarlas de forma rápida, mandártelas por email al móvil y luego publicarlas en Instagram. Para esto es mejor que cuentes in situ con la persona responsable de llevar las redes sociales y que se coordine con el fotógrafo o con alguien de su equipo.

 

Predica con el ejemplo

No puedes controlar la calidad ni el tipo de fotos que tus asistentes van a publicar; pero sí puedes ayudarles a inspirarse. Piensa bien en el tipo de fotos y vídeos que te gustaría que tu público compartiese y se el primero en hacerlo. Dales consejos, motívales, haz fotos que ellos mismos puedan hacer de algún detalle, espacio o elemento que sea representativo de tu evento.

Un photocall es una buena opción para fomentar que los asistentes cuelguen fotos, pero si le añades attrezzo será mucho más dinámico y divertido.

Imagen: photocall en evento «Bienvenidos Soñadores» en hotel Occidental Atenea Mar.

 

Los #Hashtags

Crear un Hashtag para tu evento es algo básico. Te servirá para canalizar todas las conversaciones y contenido referente a tu evento y posteriormente poder medir resultados de una forma mucho más sencilla y eficiente.

Debe ser corto, fácil de recordar y que esté asociado con tu marca, temática o nombre del evento. Asegúrate de que no se haya usado antes. Si además, consigues crear uno que tenga un punto de gracia o gancho, será el Hashtag perfecto.

Dale la máxima visibilidad posible en cualquier soporte, canal y medio en el que comuniques e informes de tu evento. Dale la importancia que debe tener, ya que es lo que usarán los usuarios para seguir el contenido; así también evitarás que se utilicen hashtags inventados por los usuarios. Ponles facilidades para que sepan cuál es el oficial.

Si tu evento se va a repetir anualmente, deberás decidir si mantener siempre el mismo hashtag, modificarlo con el número de edición o del año en curso. También puedes crear un hashtag diferente cada año. Todo depende de tu estrategia y de cómo quieras enfocarlo. Pero debes ser consistente y coherente. No uses diferentes criterios según te parezca o publiques diferentes hashtags para una misma edición, eso puede crear confusión y dificultará las tareas de seguimiento y medición.

Pero hay algo que también es clave y que tendrás que tener muy en cuenta. Si quieres que tus publicaciones lleguen a un número mayor de personas (dentro de tu público objetivo), deberás acompañar tus publicaciones con otros hashtags, sobre todo en Instagram donde es más difícil conseguir que los usuarios compartan las publicaciones.

Para ello, necesitarás investigar qué hashtags son propios de tu actividad comercial y además elegir aquellos que también estén siendo usados por tu público. Los hashtags más usados en un sector no necesariamente son los más usados por el consumidor final, por lo que deberás distinguir muy bien cuáles son los más adecuados para ti.

No inventes ni conviertas palabras en hashtags sin ninguna razón. Si decides usar uno en concreto, que sea siempre de forma inteligente y estratégica.

 

Dosifica tus publicaciones

Aunque quieras generar mucho ruido de tu evento y sea todo un hito para tu compañía, no es aconsejable que publiques demasiadas imágenes en un periodo de tiempo corto. Dale tiempo a tus usuarios para poder visualizar tu contenido más interesante, pero sin que esto suponga monopolizar su news feed.

Si no tienes moderación en la cantidad de imágenes publicadas por tu cuenta puedes acabar pareciendo una cuenta de spam y esto perjudicará la percepción que tienen los seguidores de tu marca.

Es mejor que dediques más tiempo a interactuar con las publicaciones de tu público asistente. Lo agradecerán mucho más.

El equilibrio dependerá mucho del tipo de evento, de cuanto dure y lo que suceda en él. También tienes que tener en cuenta si usas un perfil específico para la ocasión o si lo harás desde el corporativo. El público al que te diriges, la cantidad de seguidores que tengas y la periodicidad con la que publicas normalmente también te servirán como baremo para definir un número máximo de publicaciones y el margen de tiempo que debes dejar entre una y otra. Intenta usar la lógica.

Cuantas más cosas sucedan a lo largo del evento y más escenarios diferentes tengas, más imágenes podrás publicar. Pero si todo sucede en un mismo escenario y no hay muchas variaciones, mejor que selecciones 3 o 4 momentos clave que quieras destacar.

Define 3 o 4 momentos que quieras destacar durante el evento y dedica el resto del tiempo a interactuar con el contenido generado por los asistentes

Premia a tu comunidad

Monitoriza todas las publicaciones en las que aparezca tu hashtag e interactúa mediante comentarios, Likes y publicando contenido generado por los usuarios; no olvides mencionar al autor de la publicación original. De esta forma estarás premiando a todos aquellos que estén en tu evento y que estén ayudándote a generar ruido en redes sociales.

Incluso puedes crear alguna dinámica o concurso para aquellos asistentes que generen más contenido o que reciban más interacciones. La idea de poder ganar un premio, siempre es un buen incentivo para fomentar la participación.

Respecto al premio, es recomendable que tenga relación con tu producto o servicio, para que la experiencia sea completa y el vínculo con tu marca se extienda más allá del evento.

 

No te olvides de geolocalizar

Geolocalizar las publicaciones y monitorizar todas aquellas imágenes que se estén colgando en la zona o espacio donde estás realizando el evento es una buena forma de ganar más visibilidad, pero también para identificar contenido de tus asistentes que a lo mejor no estén utilizando el hashtag. Si haces una búsqueda de aquellas imágenes que se estén publicando desde tu evento, verás que habrá muchas en las que no aparezca el hashtag de forma correcta o simplemente que no se haya puesto. Interactúa comentando esas fotos y añade tú mismo el hashtag en los comentarios.

Si el evento lo realizas siempre en el mismo lugar y se genera el ruido suficiente en Instagram, puede que incluso te acabes apropiando de una gran parte del contenido relacionado con ese espacio. Año tras año verás como crece el número de fotos de tu evento enlazadas con esa ubicación.

 

Dale visibilidad al contenido

A los usuarios les gusta que otras personas vean sus publicaciones, sobre todo si se trata de otras personas con las que comparten un mismo interés. En este caso, tu evento sería el elemento de unión entre tus asistentes.

Imagen: pantalla con proyección de contenido en evento Barceló a través de App desarrollada por Tvrbo

Una buena forma de darles reconocimiento a estos usuarios es a través de pantallas y proyecciones en las que aparezcan sus publicaciones. Esto es muy fácil de realizar. Solo necesitas un ordenador y una pantalla. Aunque cuanto más original sea el lugar donde se proyectan esas imágenes, más divertido será y más participación conseguirás.

Sé original y rompedor, y triunfarás.