Conviértete en un «Rock Star» de la planificación de eventos

Quien se dedica a la planificación de eventos sabrá que el trabajo de un Organizador de Eventos Profesional es muy intenso y completo. Además de la parte creativa, debe coordinar equipos y proveedores; negociar tarifas, contratos y condiciones con los diferentes actores que intervienen en el desarrollo del evento, y asegurarse de que todo cumple con el timing previsto.

Es una profesión que requiere gran capacidad para coordinar y tener un control absoluto de todo lo que sucede. Por eso es importante conocer qué herramientas pueden marcar la diferencia entre ser uno más o ser un auténtico Rock Star de la planificación de eventos.

La anticipación es clave para la planificación, sobre todo cuando se trata de eventos de gran magnitud o internacionales. Pero esto no siempre es posible; muchas veces el cliente hace la petición con poco margen o los proveedores con los que se quiere trabajar tardan en contestar y enviar sus propuestas o presupuestos.

No importa si se trata de un gran congreso o de una pequeña convención, ni de la antelación con que se planifique. A medida que se acerca el día clave suele subir la intensidad de trabajo y siempre acaban saliendo imprevistos o peticiones de última hora que se deben solucionar en tiempo récord. El trabajo suele ser en muchos casos a contrarreloj.

La mayoría de tareas no dependen directamente del organizador, sino de los colaboradores y proveedores con los que trabaja, y aunque funcione como un reloj suizo, es muy difícil conseguir que todo encaje a la perfección.

Este ritmo de trabajo, muchas veces impide poder ver las cosas con perspectiva o encontrar nuevas herramientas que ayuden a gestionar, coordinar y controlar todo de una forma más eficaz. Por eso en este artículo damos algunas ideas que pueden facilitar mucho estas labores y ayudar a que cualquier organizador de eventos planifique como un auténtico Rock Star.

En primer lugar, es necesario siempre tener un Briefing muy bien definido. Puede parecer obvio, pero la mayoría de veces el cliente no lo elabora. Por eso, la agencia debería hacerlo después de la primera reunión, para dejar todo muy claro y si hay cualquier malentendido poder rectificarlo antes de que se avance con el trabajo. Tener un Briefing bien definido es imprescindible para poder elaborar el Contrabriefing; el documento en el que la agencia plantea dudas, comentarios o ayuda a definir mejor aquellos puntos que no estaban claros o que no se ajustaban a la realidad de lo que el cliente necesita.

 

1. Briefing

En el briefing, como mínimo deberían definirse los siguientes puntos:

Contexto o punto de partida

Información general del evento, descripción y situación de la empresa, así como el número de ediciones anteriores y dónde se han organizado, impacto que ha tenido…

Objetivos del evento

Lo que se quiere conseguir (leads, ventas, notoriedad, captar inversores, incentivar…)

Público objetivo

¿A quién va dirigido el evento? ¿Qué tipo de personas asistirán? Público especialista, profesionales, prescriptores, consumidor final, fans, empleados….

Público de comunicación

Hay veces que un evento es exclusivo para un cierto público especializado, pero interesa que otros sectores o públicos conozcan de la existencia del evento.

Presupuesto

Es algo obvio ponerlo, pero no podíamos obviarlo. Será clave para definir o descartar lugares, espacios, equipo técnico y recursos con los que contar. Pondrá el límite de hasta dónde llegar con la propuesta.

Contenido y formato

Es muy importante saber qué tipo de contenido ofrecerá el evento y el formato en el que se va a ofrecer, aunque esto último puede venir propuesto por el organizador, según vea las necesidades y objetivos que se le marquen.

Comunicación del evento

La comunicación del evento no siempre la suele gestionar el planificador. Pero debe dejarse claro quién lo hará y de qué forma. Podría ser que el cliente contratara a una empresa especializada o que ya tenga su propio gabinete de prensa.

Requisitos del destino y venue

Si los hubiera, tipo de destino (rural, urbano, playa, bien conectado, aislado, con actividades, cosmopolita…) y de la sede (vanguardista, innovadora, con diferentes espacios polivalentes, luz natural, rodeado de naturaleza, edificio con personalidad, diseño rompedor….).

Información adicional

En este punto se deberá añadir cualquier información relevante que sea imprescindible para el desarrollo del evento. Desde un mandatory que deba cumplirse sin excepción, hasta algún aspecto legal a tener en cuenta.

Aquí tienes un artículo, más completo por si quieres profundizar más en cómo elaborar un briefing: Briefing, el esqueleto perfecto para la estrategia de un evento (fuente Isemco)

Además del briefing, es necesario configurar un plan de ruta en el que se detallen todos los pasos a seguir, quién los debe realizar, cuándo deben estar completados y qué tareas son prioritarias frente a otras. Por lo tanto, se deberán asignar responsabilidades a cada miembro del equipo, elaborar un timing con fechas de entrega (tanto para los miembros del equipo como para el cliente y proveedores) y hacer seguimiento exhaustivo de las tareas. Para ello hay diferentes herramientas que van más allá de un simple documento Excel y que pueden facilitar mucho el trabajo.

 

2. Wunderlist

Esta herramienta online tiene funciones básicas gratuitas y una versión Pro de pago. Con ella se pueden crear carpetas por proyectos con las que gestionar listas de tareas pendientes y asignarlas a otras personas, subir archivos de cualquier tamaño, además de alguna funcionalidad más.

Invita a tu equipo y a otros proveedores para que todo el mundo esté alineado y se vayan realizando las tareas en el tiempo acordado. Los listados de tareas se pueden imprimir y enviar por correo electrónico.

Wunderlist está disponible en App para Smartphone y Tablets, con lo que se puede controlarlo desde cualquier lugar y dispositivo.

3. Asana

Asana es otra herramienta parecida a Wunderlist, pero creemos que está un poco mejor lograda. Si tuviéramos que elegir entre las dos, nos quedaríamos con Asana. Tiene tres niveles, dos de ellos de pago. Además de por el diseño de su interfaz, que nos gusta más, lo que le da valor añadido es la posibilidad de integración con otras herramientas utilizadas por las empresas y las notificaciones que se pueden configurar para que te lleguen al email cuando las tareas se van marcando como realizadas.

4. Google Drive / Docs

Google Docs es una herramienta muy completa y útil, sobre todo cuando hay diferentes personas o equipos que trabajan en proyectos comunes y necesitan acceder a la información, materiales gráficos, archivos o actualizar documentos.

Es aconsejable que se definan roles para saber quién puede modificar y quién no, ya que, al trabajar online cualquier malentendido puede hacer que se pierda la información o que se cometan errores difíciles de detectar.

Se pueden crear documentos Excel en los que asignar tareas a cada persona y definir un plan con fechas de entrega, responsable de proyecto….

5. Eventbrite

Eventbrite es una plataforma que permite promocionar tu evento, enviar invitaciones, gestionar confirmaciones de asistencias y tickets de entrada. Los asistentes pueden registrarse de forma muy rápida y obtener la entrada al instante a través de la aplicación para dispositivos móviles o por email.

6. Socialtables

Socialtables es una plataforma muy útil para la planificación de eventos y se complementa perfectamente con el resto. Además de servir para encontrar y seleccionar venues para eventos, permite crear plantillas con el diseño del montaje de salas, gestionar el sitting y el Check-in de los asistentes.

Esta ha sido nuestra selección de ideas y herramientas que consideramos más interesantes y que harán que te conviertas en un auténtico Rock Star de la planificación. Seguro que existen muchas otras con las que debes estar familiarizado, así que te invitamos (estaremos encantados) de que compartas en los comentarios otros ejemplos.